Toimitilan tai työpaikan suunnittelu eroaa monessa kohdassa omakotitalon tai kerrostalon arkkitehtisuunnittelusta – tilaajana on usein yritys, käyttäjinä kymmeniä tai satoja työntekijöitä, ja lopputuloksen pitää tukea liiketoimintaa vuosikymmenten ajan. Yrityksen johdolle tai kiinteistöpäällikölle tämä tarkoittaa käytännössä kolmea asiaa: tilaratkaisun on palveltava työn tekemistä, sen on täytettävä rakennusmääräykset ja sen on kestettävä muutoksia, kun organisaatio kasvaa tai henkilöstön työtavat muuttuvat.
Millainen hanke toimitilasuunnittelu on verrattuna asuinrakentamiseen
Toimistorakennus, tuotantotila tai liiketila suunnitellaan aina tietyn käyttötarkoituksen ehdoilla. Avokonttori 40 hengelle vaatii aivan erilaisen ilmanvaihdon ja akustiikan kuin sama neliömäärä varastotilana, ja tämä näkyy jo luonnosvaiheessa tehtävissä ratkaisuissa.
Julkisten rakennusten suunnittelusta tuttu käyttäjälähtöisyys pätee myös toimitiloihin – ks. esimerkiksi päiväkodin ja koulun suunnittelu samasta näkökulmasta. Toimistohankkeessa käyttäjäkysely tai työpajat henkilöstön kanssa paljastavat usein yllättäviä asioita: esimerkiksi että puhelinkopeista on jatkuva pula, vaikka neuvotteluhuoneita riittää.
Kokoluokka vaihtelee muutaman hengen etätoimistosta 5000 neliön tuotantolaitokseen. Pieni asiantuntijayritys tarvitsee ehkä 150–300 neliötä avokonttoria ja pari kokoushuonetta, kun taas teollisuusyritys yhdistää samaan hankkeeseen tuotantotilan, varaston ja hallinnon tilat – näiden rajapinnat (logistiikka, paloturvallisuus, äänieristys) vaativat arkkitehdilta erityistä osaamista.
Suunnitteluprosessin vaiheet toimitilahankkeessa
Prosessi noudattaa samaa runkoa kuin muussakin rakennushankkeessa – hankesuunnittelu, luonnossuunnittelu, pääpiirustukset ja työpiirustukset – mutta painotukset ovat erilaiset. Ks. suunnitteluprosessin vaiheet yleisellä tasolla.
Toimitilahankkeessa tilaohjelma laaditaan yhdessä yrityksen HR:n, IT:n ja toimitusjohtajan kanssa, koska tilaratkaisu vaikuttaa suoraan rekrytointiin ja työhyvinvointiin. Hankesuunnitteluvaiheessa kannattaa käydä läpi myös kustannusrakenne tarkasti – ks. hankesuunnittelun kustannusarvio.
Käytännössä vaiheet etenevät näin:
- Tarveselvitys: henkilömäärä, kasvuennuste, työskentelytavat (etätyö, monitilatoimisto, kiinteät työpisteet)
- Tilaohjelma: neliöt toiminnoittain, esimerkiksi 60 % avotyötilaa, 15 % neuvottelutiloja, 10 % taukotiloja
- Luonnossuunnittelu: pohjaratkaisu, valaistus, kulkureitit
- Pääpiirustukset rakennuslupaa varten
- Työpiirustukset urakointia varten
Monessa hankkeessa arkkitehti tekee myös vaihtoehtoisia layout-versioita, joita testataan henkilöstön kanssa ennen lopullista päätöstä. Tämä maksaa itsensä takaisin, kun muutostyöt vältetään rakennusvaiheessa.
Uudisrakennus, vuokratilan muutostyö vai laajennus
Suurin osa toimitilahankkeista ei ole uudisrakentamista vaan olemassa olevan tilan muokkaamista. Vuokratun toimiston sisustusarkkitehtuuri ja tilamuutos vaatii usein vain toimenpideluvan, kun taas kantavien rakenteiden muutokset tai käyttötarkoituksen muutos (esim. varastosta toimistoksi) vaativat rakennusluvan.
Laajennushankkeissa pätevät samat periaatteet kuin pientalon laajennuksessa – ks. muutoslupa ja arkkitehdin rooli – mutta toimitiloissa mukaan tulee usein myös paloturvallisuuden ja poistumisteiden uudelleenmitoitus, kun henkilömäärä kasvaa.
Yksi yleinen virhe on aliarvioida käyttötarkoituksen muutoksen laajuus. Tuotantotilasta toimistoksi muutettaessa esimerkiksi ilmanvaihto, äänieristys ja päivänvalon määrä eivät useinkaan täytä työpaikkarakennuksen vaatimuksia ilman merkittäviä muutostöitä – tämä selviää usein vasta rakennusvalvonnan lausunnosta, jos sitä ei ole selvitetty etukäteen.
Yleisimmät virheet toimitilahankkeissa
Ensimmäinen virhe on tilaohjelman laatiminen liian myöhään tai liian ylimalkaisesti. Kun tilaohjelma tarkentuu vasta luonnosvaiheen jälkeen, joudutaan usein purkamaan jo tehtyä suunnittelutyötä.
Toinen virhe on akustiikan sivuuttaminen avokonttoreissa. Moni yritys huomaa vasta muuton jälkeen, että puheensorina häiritsee keskittymistä – tähän olisi voitu vaikuttaa jo pohjaratkaisulla, materiaalivalinnoilla ja akustiikkalevyillä (esim. Ecophon Solo tai vastaava ripustettava kattoelementti).
Kolmas virhe on jättää IT-infra ja sähkösuunnittelu arkkitehdin ja talotekniikkasuunnittelijan väliin ilman selkeää vastuunjakoa. Kaapelointireitit, palvelinhuoneen jäähdytys ja latauspisteiden sijoittelu pitää sopia jo luonnosvaiheessa, ei vasta työpiirustuksissa.
Energiatehokkuus ja kestävyys toimitilarakentamisessa
Rakennusmääräysten energiatehokkuusvaatimukset koskevat toimitiloja siinä missä asuinrakennuksiakin, ja usein vielä tiukemmin, koska toimistorakennuksen käyttöaika ja -aste ovat korkeat. Ks. energiatehokas rakennus -artikkeli perusteista.
Moni yritys hakee nykyään myös ympäristösertifikaattia (esim. BREEAM tai LEED) toimitilalleen, koska se vaikuttaa vuokrattavuuteen ja yrityskuvaan. Tämä kannattaa päättää heti hankkeen alussa, sillä sertifiointi vaikuttaa materiaalivalintoihin, energialaskentaan ja dokumentointiin läpi koko suunnitteluprosessin – jälkikäteen sertifiointia on vaikea ja kallista hakea.
Puurakentaminen on yleistynyt myös toimitilapuolella, erityisesti keskikokoisissa toimistorakennuksissa ja hallirakennuksissa. Näkyvä puurunko tuo usein toivottua tunnelmaa asiakastiloihin, mutta paloturvallisuusvaatimukset kokoontumistiloissa on syytä selvittää pääsuunnittelijan kanssa jo varhaisessa vaiheessa.
Arkkitehdin palkkio ja hankkeen kustannukset toimitilahankkeessa
Toimitilahankkeissa palkkioperuste on tyypillisesti kiinteä hinta tai prosenttiosuus rakennuskustannuksista, harvemmin pelkkä tuntilaskutus – varsinkin jos hankkeen laajuus on jo hankesuunnitteluvaiheessa selvillä. Ks. tarkemmin arkkitehdin palkkio.
Pienessä 200 neliön toimistomuutoksessa arkkitehdin palkkio voi olla muutamia tuhansia euroja, kun taas 3000 neliön uudisrakennuksessa palkkio nousee helposti kymmeniin tuhansiin, koska mukana on useampia suunnittelualoja ja pidempi rakennuslupaprosessi. Kannattaa muistaa, että toimitilahankkeen kokonaiskustannuksista arkkitehdin ja muun suunnittelun osuus on tyypillisesti 8–15 %, loppu menee rakentamiseen ja talotekniikkaan.
Yksi yleinen väärinkäsitys toimitilasuunnittelusta
Moni yritys olettaa, että toimistosisustus ja arkkitehtisuunnittelu ovat sama asia, ja että pelkkä sisustusarkkitehti riittää koko hankkeeseen. Tämä pitää paikkansa vain, jos kyseessä on puhdas pintaremontti ilman kantavien rakenteiden, ilmanvaihdon tai käyttötarkoituksen muutoksia.
Heti kun mukaan tulee rakennuslupaa vaativia muutoksia, tarvitaan pätevä pääsuunnittelija ja usein myös rakennesuunnittelija. Sisustusarkkitehdin ja arkkitehdin roolien eroa on avattu tarkemmin artikkelissa sisustusarkkitehdin ja sisustussuunnittelijan ero.
UKK
Tarvitseeko toimistotilan muutostyö aina rakennusluvan?
Ei aina – pintaremontti ilman kantavien rakenteiden tai käyttötarkoituksen muutosta hoituu usein ilman lupaa tai pelkällä toimenpideilmoituksella. Käyttötarkoituksen muutos, esimerkiksi varastosta toimistoksi, vaatii sen sijaan lähes aina rakennusluvan – asia kannattaa varmistaa oman kunnan rakennusvalvonnasta.
Kuka voi toimia pääsuunnittelijana toimitilahankkeessa?
Pääsuunnittelijalta vaaditaan riittävä pätevyys hankkeen vaativuusluokkaan nähden, ja tehtävä edellyttää usein SAFA-arkkitehdin koulutusta ja kokemusta vastaavista hankkeista. Vaativuusluokka ja kelpoisuusvaatimukset vahvistuvat kunnan rakennusvalvonnassa.
Kannattaako toimitilan energiatehokkuuteen panostaa, jos tila on vuokralla?
Kyllä, koska energialuokka ja käyttökustannukset vaikuttavat sekä vuokrattavuuteen että yrityksen omaan kuluriin pitkällä aikavälillä. Ks. energiatodistus ja sen merkitys rakennushankkeessa.
Yhteenveto
Toimitilan tai työpaikan arkkitehtisuunnittelu onnistuu parhaiten, kun tilaohjelma, käyttäjätarpeet ja rakennusmääräykset selvitetään huolellisesti jo hankkeen alussa. Pätevä pääsuunnittelija ja oikea suunnittelutiimi säästävät sekä aikaa että rahaa verrattuna tilanteeseen, jossa muutoksia joudutaan tekemään kesken rakennuslupaprosessin.
Yksilöllisissä kysymyksissä rakennusluvasta, käyttötarkoituksen muutoksesta tai sopimusehdoista kannattaa aina kääntyä pääsuunnittelijan, rakennusvalvonnan tai lakimiehen puoleen – tämä artikkeli ei korvaa tapauskohtaista asiantuntija-arviota.